Tujuan Komunikasi Bisnis

Sebagai pemilik usaha kecil, sangat menggoda untuk melihat keadaan komunikatif saat ini sebagai hal yang buruk. Buktinya ada dimana-mana; orang-orang terburu-buru menjalani kehidupan sehari-hari mereka, buru-buru menyisir pesan teks, email, dan surat pos mereka untuk melihat apakah mereka telah melupakan sesuatu yang begitu mendesak, begitu kritis sehingga dunia bisa runtuh jika mereka tidak menanggapi teks atau pesan suara itu sekarang .

Semua kesibukan yang tersebar seperti ayam tanpa kepala ini menghadirkan peluang bagi Anda untuk menonjol di antara karyawan, pelanggan, vendor, perwakilan penjualan, dan rekan eksternal Anda, sebagai seseorang yang lebih profesional dalam komunikasi. Anda adalah komunikator profesional. Anda dapat membuat kesan berkelas pada setiap orang yang Anda temui, karena Anda bersedia memperlambat langkah. Anda cukup pintar untuk mengetahui bahwa nama baik, merek, citra dan reputasi Anda bergantung pada menjadi komunikator yang baik, jadi Anda memutuskan untuk meningkatkan tujuan komunikasi bisnis Anda.

Sejauh yang Anda ketahui tentang komunikasi, Anda juga tahu bahwa Anda akan memiliki keuntungan yang berbeda atas pesaing Anda dengan memastikan bahwa Anda:

  • Pelajari kembali proses komunikasi dasar.
  • Pertimbangkan beberapa definisi yang berguna dari komunikasi bisnis. Pahami karakteristik komunikasi bisnis yang jitu. Lihatlah tujuan komunikasi bisnis.

Memoles Komunikasi

Untuk saat ini, cobalah untuk tidak memikirkan tentang pesan voicemail yang Anda tinggalkan di komputer seseorang atau email yang Anda kirim yang gagal mendapatkan tanggapan. Meskipun ini memang bentuk komunikasi, mereka satu arah. Kebanyakan bentuk komunikasi adalah pertukaran dua arah. Dengan cara ini, komunikasi "umum" dan komunikasi bisnis mengikuti beberapa langkah serupa:

  • Pengirim mendapatkan ide.
  • Pengirim memutuskan cara mengekspresikan ide dengan kata-kata - proses yang oleh pakar komunikasi disebut "pengkodean".
  • Pengirim memilih media (telepon, email, pesan teks) untuk mengirimkan gagasan. * Pengirim mengirimkan pesan tersebut.
  • Penerima menerima dan deciphers (decode) pesan.
  • Penerima menawarkan umpan balik.

Definisikan Komunikasi Bisnis

Ini mungkin membantu untuk memperkuat pemahaman Anda dengan definisi, jadi pertimbangkan salah satu dari The Business Dictionary. Ini mendefinisikan komunikasi sebagai:

  • "Proses dua arah untuk mencapai saling pengertian, di mana peserta tidak hanya bertukar (encode-decode) informasi, berita, ide, dan perasaan, tetapi juga menciptakan dan berbagi makna."

Komunikasi “umum” dibedakan dari komunikasi bisnis, karena konteks di mana pertukaran itu terjadi - dengan kata lain, dalam pengaturan bisnis. Ini adalah salah satu waktu yang sangat membantu di mana banyak definisi komunikasi bisnis ada, memungkinkan Anda untuk menggabungkan elemen-elemen sesuai keinginan Anda.

Satu definisi telah bertahan dalam ujian waktu, ditulis oleh Lawrence David Brennan dalam bukunya tahun 1960, "Business Communication". Perhatikan bagaimana itu menggarisbawahi pengaturan:

  • “Komunikasi bisnis adalah ekspresi, penyaluran, penerimaan dan pertukaran ide dalam perdagangan dan industri.

Kamus Bisnis telah memperluas definisi ini dengan mengatakan bahwa komunikasi bisnis adalah:

  • “Berbagi informasi antara orang-orang dalam suatu perusahaan yang dilakukan untuk keuntungan komersial organisasi. Selain itu, komunikasi bisnis juga dapat mengacu pada bagaimana perusahaan membagikan informasi untuk mempromosikan produk atau jasanya kepada calon konsumen.

Hasilnya adalah komunikasi bisnis dapat mengambil dua bentuk: internal dan eksternal. Jadi, beberapa komunikasi yang Anda bagikan ditujukan untuk dunia di luar sana, dan beberapa komunikasi yang Anda bagikan ditujukan untuk audiens internal Anda, artinya karyawan Anda dan kolega lainnya. Pikirkan komunikasi internal sebagai informasi rahasia atau hak milik.

Kecil kemungkinan Anda akan membatasi aliran informasi dengan cara lain. Dengan kata lain, kecil kemungkinannya Anda akan berada dalam posisi berbagi informasi dengan audiens eksternal, sambil menyimpannya (atau mencoba menyimpannya) dari anggota audiens internal Anda. Mereka harus tetap dalam lingkaran. Seperti yang dikatakan The Business Communication:

  • "Komunikasi bisnis sangat penting untuk menjalankan fungsi manajemen dan untuk memastikan keberhasilan organisasi."

Fokus pada Karakteristik Menceritakan

Pada titik ini, mungkin Anda mulai menyadari bahwa sedikit lebih dari sekadar pengaturan dapat membedakan komunikasi bisnis dari komunikasi "umum" yang terjadi di dunia Anda. Jadi, jika Anda pernah bertanya-tanya, "Apa saja ciri-ciri komunikasi bisnis?" carilah beberapa kualitas berikut ini. Mereka mungkin tidak hadir dalam setiap komunike yang Anda kirim atau terima. Tetapi karena komunikasi bisnis juga memiliki tujuan, kemungkinan besar karakteristik tertentu akan muncul berulang kali. Komunikasi bisnis adalah:

  • Nyata. Komunikasi bisnis yang baik adalah faktual. Tidak ada yang dapat menenggelamkan reputasi bisnis lebih cepat daripada melaporkan statistik yang tidak akurat, setengah kebenaran, dan klaim yang dilebih-lebihkan. Saat ini, orang memeriksa informasi untuk keakuratannya, dan teknologi membuatnya relatif mudah untuk melakukannya. Materi penjualan dan promosi suatu bisnis memberinya kelonggaran untuk dibanggakan dan disombongkan - selama klaim tersebut dapat didukung dan divalidasi. * Jelas. Komunikasi bisnis yang baik bebas dari pernyataan yang tidak jelas dan ambigu .Penerima pesan seharusnya tidak pernah bertanya-tanya tentang apa pesan itu. " Komunikasi yang jelas "dibantu" dengan menggunakan kata-kata sederhana, bukan kata-kata yang rumit dan dengan menggunakan kalimat langsung dan deklaratif. Banyak orang merasa lebih mudah untuk mengikuti informasi jika disajikan dalam bentuk poin-poin atau jika disertai dengan bagan atau diagram. Elemen-elemen ini juga meningkatkan kejernihan.
  • Praktis. Komunikasi bisnis yang baik berguna dan perlu. Apakah komunikasi dalam bentuk situs web bisnis, brosur atau siaran pers, harus ada alasan yang mendukung mengapa komunikasi itu ada dan bagaimana orang dapat memperoleh manfaat dari komunikasi tersebut.
  • Seringkali persuasif. Komunikasi bisnis yang baik berusaha untuk menggerakkan seseorang dalam kelompok internal atau eksternal tersebut untuk melakukan sesuatu. (Dan jika jelas, harus jelas apa "sesuatu" itu.) Beberapa pemilik bisnis membuat kesalahan dengan mengabaikan kekuatan pesan bawah sadar dalam komunikasi mereka. Misalnya, memposting ucapan selamat ulang tahun perusahaan internal dan menunjuk "karyawan bulan ini" membutuhkan waktu dan usaha. Namun pesan persuasif yang tersirat harus jelas bagi karyawan yang tanggap: "Ini adalah perusahaan yang peduli, jadi lakukan bagian Anda dan peduli dengan perusahaan."
  • Strategis. Komunikasi bisnis yang baik direncanakan, diatur, dan dilaksanakan sehingga mencapai tujuan khususnya.

Lihatlah Tujuan Komunikasi Bisnis

Seperti yang mungkin Anda duga, tujuan tersebut bisa beragam seperti anggota staf Anda. Faktanya, saat Anda melihat-lihat kantor Anda, jenis komunikasi bisnis yang mengalir secara internal dapat mencerminkan bentuk, fungsi, atau kepribadian berbagai departemen Anda. Beberapa tujuan komunikasi bisnis antara lain:

  • Berbagi informasi, yang mungkin mewakili sebagian besar komunikasi bisnis yang Anda kirimkan baik secara internal maupun eksternal. Informasi tersebut mungkin tepat waktu, seperti laporan penjualan dan hasil survei kepuasan pelanggan. Beberapa di antaranya mungkin bersifat sensitif, seperti laporan penghasilan Anda. Dan beberapa di antaranya mungkin ditandai "rahasia" dan terbatas hanya untuk orang tertentu, seperti perubahan arah strategis di antara salah satu pesaing Anda. Tujuan utama dari jenis komunikasi ini adalah untuk mendidik dan mencerahkan. * Membujuk,yang mudah diasosiasikan oleh banyak orang dengan materi penjualan, periklanan, dan pemasaran. Ketika upaya persuasif ini dibuat dengan baik, penerima akan tergerak dan bahkan ingin menindaklanjuti pesan tersebut. Tetapi "jaminan" yang mempromosikan produk atau layanan bisnis Anda hanya mewakili sebagian dari komunikasi bisnis persuasif yang mungkin Anda lakukan sebagai pemilik bisnis kecil. Menempatkan vendor atau pemasok yang keras kepala pada suatu saat mungkin memerlukan daya tarik yang persuasif. Mencoba memenangkan varian zonasi untuk bisnis Anda dapat memerlukan berbagai upaya persuasif kepada pejabat pemerintah daerah dan daerah. Dan jangan lupa tentang karyawan Anda, yang mungkin pada titik tertentu mempertanyakan kebijaksanaan kebijakan atau prosedur perusahaan yang baru. Email persuasif dari Anda mungkin hanya yang mereka butuhkan untuk meluruskannya.
  • Menilai kinerja dan memberikan umpan balik, yang akan disetujui oleh banyak pemilik usaha kecil adalah keterampilan yang mereka kembangkan dari waktu ke waktu. Lagi pula, tidak ada orang yang terlahir sebagai penilai kinerja dan potensi manusia. Bentuk komunikasi bisnis ini biasanya sangat dinantikan oleh para karyawan, apalagi jika dikaitkan dengan kenaikan gaji. Karena tinjauan adalah salah satu cara pemilik bisnis tetap bertanggung jawab kepada karyawannya, pemilik yang cerdas tetap sesuai jadwal dan memastikan bahwa ia memiliki sistem praktis untuk menilai kinerja karyawan.
  • Memotivasi, yang dapat mencakup keseluruhan dari memo terima kasih yang dikirim ke semua karyawan hingga pengumuman kontes penjualan yang terkait dengan hadiah mewah. Tidak ada yang tahu karyawan Anda lebih baik daripada Anda, sehingga tidak ada yang tahu lebih baik bagaimana memotivasi mereka untuk menjaga atau meningkatkan kualitas pekerjaan yang mereka hasilkan. Tujuan lain dari komunikasi bisnis motivasional adalah untuk menumbuhkan persahabatan di tempat kerja, yang sering kali menimbulkan loyalitas.
  • Memberikan nasihat, yang mungkin Anda anggap sebagai salah satu bagian paling bermanfaat dari peran Anda sebagai pemilik bisnis kecil. Agaknya, karyawan Anda memandang Anda dan bergantung pada Anda untuk kepemimpinan - untuk memberi tahu mereka tidak hanya apa yang harus dilakukan tetapi bagaimana melakukannya dengan lebih baik. Sebagai bentuk komunikasi bisnis, nasehat dapat diarahkan kepada individu atau kelompok, tergantung pada keadaan. Dibuat dengan penuh pertimbangan dan dengan contoh-contoh yang membantu untuk mengilustrasikan poin Anda, komunike ini dapat menjadi sumber daya yang berharga bagi karyawan. Persembahansaran, opini, dan ide, yang dapat mengalir dalam dua cara, dari Anda ke karyawan Anda atau dari mereka ke Anda. Bergantung pada struktur bisnis Anda, Anda mungkin juga memiliki manajer menengah yang Anda andalkan untuk menjaga aliran ini tetap berjalan. Saran, opini, dan ide dapat sangat menjanjikan untuk meningkatkan bisnis dengan berbagai cara - selama ego, persaingan, dan kecemburuan kompetitif tidak ikut campur. Selain itu, dibutuhkan komitmen dari pihak pemilik bisnis yang percaya diri dan berpikiran terbuka untuk menjaga jenis komunikasi ini tetap berjalan. Pada masa-masa awal, banyak pemilik usaha kecil berjanji untuk mempertahankan "kebijakan pintu terbuka" untuk saran, pendapat, dan ide. Tetapi kemudian mereka akhirnya meminta waktu dan tanpa disadari memotong sumber daya yang berharga ini. Merekomendasikaninstruksi atau pelatihan terkait pekerjaan, yang dapat Anda lakukan sendiri atau outsourcing ke pihak ketiga. Apa pun itu, bentuk komunikasi bisnis ini juga dapat mengandung unsur persuasi, terutama jika Anda mencurigai karyawan mungkin menolak rekomendasi tersebut. Karyawan Anda mungkin akan mengejutkan Anda: Biasanya, mereka akan menghargai kesempatan untuk memperluas pengetahuan mereka dan meningkatkan keterampilan mereka sambil juga meningkatkan nilai mereka bagi Anda. Instruksi dan pelatihan sering kali membutuhkan dua gelombang komunikasi: yang pertama mengumumkan pelatihan; yang kedua memberikan informasi pendukung, seperti bahan referensi.

Seperti elemen lain dari bisnis kecil Anda, Anda terikat untuk meningkatkan keterampilan komunikasi bisnis Anda dengan latihan. Jadi, jika Anda berpikir untuk menyewa "direktur kesan pertama?" Jangan ganggu. Komunike Anda harus memberikan kesan yang tepat yang akan membedakan Anda dari kerumunan yang terganggu di sekitar Anda.